Assistant de Direction h/f

Assistant de Direction (H/F)

La Ville d'Issy-les-Moulineaux recrute un Assistant de Direction (H/F) pour son service du cabinet du Maire. Sous l’autorité du Directeur de Cabinet, vous assurez les missions de secrétariat spécifique à ce service.

- Assister le Directeur de Cabinet

- Assurer le fonctionnement régulier du Secrétariat du Cabinet du Maire

Vos missions principales seront les suivantes :

- Gérer l’accueil téléphonique, la prise de messages et l’orientation de tout appel vers l’interlocuteur idoine ;

- Analyser et comprendre la correspondance (courriers/courriels) du Cabinet du Maire ; surveiller le processus de traitement de cette correspondance au sein du Cabinet et sa bonne transmission vers les services habilités ;

- Rédiger des courriers à la signature de Monsieur le Maire ou des mémos à l’attention du Directeur de Cabinet ;

- Assurer la préparation administrative des dossiers, en relation avec les services de la Mairie, et faire toute recherche documentaire utile à la prise de décision, à l’attention du Directeur de Cabinet et du Maire dans la perspective du Comité de Direction hebdomadaire ;

- Gérer les interventions auprès des partenaires institutionnels, publics et privés (Ministères, Préfecture, entreprises-) et tenir un calendrier méticuleux de leur correcte exécution ;

- Appréhender la pertinence des diverses sollicitations des institutions, élus et citoyens auprès du Cabinet, et réagir de manière adaptée ;

- Assurer une veille informative et pro-active sur les sujets intéressant le Maire et son Cabinet, grâce à une bonne connaissance des enjeux économiques, politiques et sociaux actuels ;

- Gérer le classement et la bonne tenue des archives du Cabinet du Maire ;

- Prendre en charge diverses mesures d’intendance (gestion des fournitures bureautiques, des réservations de salles, etc.) et encadrer les circuits inter-institutionnels de parapheurs transitant par le Cabinet.